Materi Organisasi

 DEFINISI ORGANISASI

Manusia adalah mahluk social yang cinderung untuk hidup bermasyarakat serta mengatur dan mengorganisasi kegiatannya dalam mencapai sautu tujuan tetapi karena keterbatasan kemampuan menyebabkan mereka tidak mampu mewujudkan tujuan tanpa adanya kerjasama. Hal tersebut yang mendasari manusia untuk hidup dalam berorganisasi.

Diagram organisasi ialah diagram yang menggambarkan posisi dan hubungan dalam sebuah organisasi, mengungkapkan struktur organisasi perusahaan. 

Beberapa definisi tentang Organisasi:

A.    Menurut ERNEST DALE

Organisasi adalah suatu proses perencanaan yang meliputi penyusunan, pengembangan, dan pemeliharaan suatu  struktur atau pola hubunngan kerja dari orang-orang dalam suatu kerja kelompok.

B.     Menurut CYRIL SOFFER

Organisasi adalah perserikatan orang-orang yang masing-masing diberi peran tertentu dalam suatu system kerja dan pembagian dalam mana pekerjaan itu diperinci menjadi tugas-tugas, dibagikan kemudian digabung lagi dalam beberapa bentuk hasil.

C.    Menurut KAST & ROSENZWEIG

Organisasi adalah sub system teknik, sub system structural, sub system pshikososial dan sub system manajerial dari lingkungan yang lebih luas dimana ada kumpulan orang-orang berorenteasi pada tujuan.

D.    Definisi UMUM

“Kelompok orang yang secara bersama-sama ingin mencapai tujuan”

2.2. CIRI-CIRI ORGANISASI

Adapun ciri-ciri suatu organisasi adalah

a)                  Lembaga social yang terdiri atas kumpulan orang dengan berbagai pola interaksi yang ditetapkan.

b)                  Dikembangkan untuk mencapai tujuan

c)                  Secara sadar dikoordinasi dan dengan sengaja disusun

d)                 Instrumen social yang mempunyai batasan yang secara relatif dapat diidentifikasi.

2.3 PERKEMBANGAN TEORI ORGANISASI

Dibawah ini merupakan bagan tentang perkembangan teori organisasi:

1. A. TEORI ORGANISASI KLASIK

Teori ini biasa disebut dengan “teori tradisional” atau disebut juga “teori mesin”. Berkembang mulai 1800-an (abad 19).  Dalam teori ini organisasi digambarkan sebuah lembaga yang tersentralisasi dan tugas-tugasnnya terspesialisasi serta memberikan petunjuk mekanistik structural yang kaku tidak mengandung kreatifitas.

Dalam teori ini organisasi digambarkan seperti toet piano dimana masing-masing nada mempunyai spesialisasi (do.. re.. mi.. fa.. so.. la.. si..) dimana apabila tiap nada dirangkai maka akan tercipta lagu yang indah begitu juga dengan organisasi.

Dikatakan teori mesin karena organisasi ini menganggab manusia bagaikan sebuah onderdil yang setiap saat bisa dipasang dan digonta-ganti sesuai kehendak pemimpin.

            Defisi Organisasi menurut Teori Klasik:

Organisasi merupakan struktur hubungan, kekuasaan-kejuasaan, tujuan-tujuan, peranan-peranan, kegiatan-kegiatan, komunikasi dan factor-faktor lain apabila orang bekerja sama.

Teori Organisasi klasik sepenuhnya menguraikan anatomi organisasi formal. Empat unsure pokok yang selalu muncul dalam organisasi formal:

a.       Sistem kegiatan yang terkoordinasi

b.      Kelompok orang

c.       Kerjasama

d.      Kekuasaan & Kepemimpinan

Sedangkan menurut penganut teori klasik suatu organisasi tergantung pada empat kondisi pokok: Kekuasaan, Saling melayani, Doktrin, Disiplin.

Sedangkan yang dijadikan tiang dasar penting dalam organisasi formal adalah:

a.       Pembagian kerja (untuk koordinasi)

b.      Proses Skalar & Fungsional (proses pertumbuhan vertical dan horizontal)

c.       Struktur (hubungan antar kegiatan)

d.      Rentang kendali (berapa banyak atasan bisa mengendalikan bawahan).

            Teori Klasik berkembang dalam 3 Aliran:

A.    BIROKRASI, Dikembangkan dari Ilmu Sosiologi

B.     ADMINISTRASI, Langsung dari praktek manajemen memusatkan Aspek Makro sebuah organisasi.

C.     MANAJEMEN ILMIAH,  Langsung dari praktek manajemen memusatkan Aspek Mikro sebuah organisasi.

Semua teori diatas dikembangkan sekitar tahun 1900-1950. Pelopor teori ini kebanyakan dari sebuah negara berbentuk kerajaan “Mesir, Cina & Romawi”.

A.    TEORI BIROKRASI

Dikemukakan oleh “MAX WEBER” dalam buku “The Protestant Ethic and Spirit of Capitalism” dan “The Theory of Social and Economic Organization”. Istilah BIROKRASI berasal dari kata LEGAL_RASIONAL: “Legal” disebakan adanya wewenang dari seperangkat aturan prosedur dan peranan yang dirumuskan secara jelas.  Sedangkan “Rasional”  karena adanya penetapan tujuan yang ingin dicapai.

Karekteristik-karekteristik birokrasi menurut Max Weber:

a)      Pembagian kerja

b)      Hirarki wewenang

c)      Program  rasional

d)     Sistem Prosedur

e)      Sistem Aturan hak kewajiban

f)       Hubungan antar pribadi yang bersifat impersonal

B.     TEORI ADMINISTRASI

Teori ini dikembangkan oleh Henry Fayol, Lyndall Urwick dari Eropa  dan James D. Mooney, Allen Reily dari Amerika. HENRY FAYOL (1841-1925): Seorang industrialis asal Perancis tahun 1916 menulis sebuah buku “Admistration industrtrielle et Generale” diterjemahkan dalam bahasa inggris 1926 dan baru dipublikasikan di amerika 1940. 14 Kaidah manjemen menurut Fayol yang menjadi dasar teori administrasi:

a)      Pembagian kerja

b)      Wewenang & tanggung jawab

c)      Disiplin

d)     Kesatuan perintah

e)      Kesatuan pengarahan

f)       Mendahulukan kepentingan umum

g)      Balas jasa

h)      Sentralisasi

i)        Rantai Skalar

j)        Aturan

k)      Keadilan

l)        Kelanggengan personalia

m)    Inisiatif

n)      Semangat korps

Fayol membagi kegiatan industri menjadi 6 kelompok:

e)        Kegiatan Teknikal (Produksi, Manufaktur, Adaptasi)

f)         Kegiatan Komersil (Pembelian, Penjualan, Pertukaran)

g)        Kegiatan Financial (penggunaan optimum modal)

h)        Kegiatan Keamanan

i)          Kegiatan Akuntansi

j)          Kegiatan Manajerial atau “FAYOL’s FUNCTIONALISM” yaitu:

a.       Perencanaan

b.      Pengorganisasian

c.       Pemberian perintah

d.      Pengkoordinasian

e.       Pengawasan

JAMES D. MOONEY & ALLEN REILLY :1931) Menerbitkan sebuah buku “ONWARD INDUSTRY” inti dari pendapat mereka adalah “koordinasi merupakan factor terpenting dalam perencanaan organisasi”. Tiga prinsip yang harus diterapkan dalam sebuah organisasi menurut mereka adalah:

a.       Prinsip Koordinasi

b.      Prinsip Skalar & Hirarkis

c.       Prinsip Fungsional

C.    MANAJEMEN ILMIAH

Dikembangkan tahun 1900 oleh FREDERICK WINSLOW TAYLOR).  Definisi Manajemen Ilmiah: “Penerapan metode ilmiah pada studi, analisa dan pemecahan masalah organisasi” atau “Seperangkat mekanisme untuk meningkatkan efesiensi kerja”. F.W. TAYLOR menuangkan ide dalam tiga makalah: “Shop Management”, “The Principle Oif Scientific Management” dan “Testimony before the Special House Comitte”.  Dari tiga makalah tersebut lahir sebuah buku “Scientific Management”.   Berkat jasa-jasa yang sampai sekarang konsepnya masih dipergunakan pada praktek manajemen modern maka F.W. TAYLOR dijuluki sebagai “BAPAK MANAJEMEN ILMIAH”.

Empat kaidah Manajemen menurut Frederick W. Taylor:

a.       Menggantikan metode kerja dalam praktek dengan metode atas dasar ilmu pengetahuan.

b.      Mengadakan seleksi, latihan dan pengembangan karyawan

c.       Pengembangan ilmu tentang kerja, seleksi, latihan dan pengembangan secara ilmiah perlu intregasikan.

d.      Perlu dikembangkan semangat dan mental karyawan untuk mencapai manfaat manajemen ilmiah

2. TEORI ORGANISASI NEOKLASIK

Aliran yang berikutnya muncul adalah aliran Neoklasik disebut juga dengan “Teori Hubungan manusiawi”. Teori ini muncul akibat ketidakpuasan dengan teori klasik dan teori merupakan penyempurnaan teori klasik. Teori ini menekankan pada  “pentingnya aspek psikologis dan social karyawan sebagai individu ataupun kelompok kerja”.

Salah tokoh neoklasik pencetus “Psikologi Industri”. Hugo menulis sebuah buku “Psychology and Industrial Effeciency” tahun 1913. Buku tersebut merupakan jembatan antara manajemen ilmiah dan neoklasik. Inti dari pandangan Hugo adalah menekankan adanya perbedaan karekteristik individu dalam organisasi dan mengingatkan adannya pengaruh factor social dan budaya terhadap organisasi.

Munculnya teori neoklasik diawali dengan inspirasi percobaan yang dilakukan di Pabrik Howthorne tahun 1924 milik perusahaan Western Elektric di Cicero yang disponsori oleh Lembaga Riset Nasional Amerika. Percobaan yang dilakukan ELTON MAYO seorang riset dari Western Electric menyimpulkan bahwa pentingnya memperhatikan insentif upah dan Kondisi kerja karyawan dipandang sebagai factor penting peningkatan produktifitas.

Dalam pembagian kerja  Neoklasik memandang perlunya:

a.       Partisipasi

b.      Perluasan kerja

c.       Manajemen bottom_up

3.      TEORI MODERN

Teori ini muncul pada tahun 1950 sebagai akibat ketidakpuasan dua teori sebelumnya yaitu klasik dan neoklasik. Teori Modern sering disebut dengan teori “Analiasa Sistem” atau “Teori Terbuka” yang memadukan antara teori klasik dan neokalsi. Teori Organisasi Modern melihat bahwa semua unsure organisasi sebagai satu kesatuan  yang saling bergantung dan tidak bisa dipisahkan. Organisasi bukan system tertutup yang berkaitan dengan lingkungan yang stabil akan tetapi organisasi merupakan system terbuka yang berkaitan dengan lingkunngan dan apabila ingin survivel atau dapat bertahan hidup maka ia harus bisa beradaptasi dengan lingkungan.

4.      TEORI MODERN vs TEORI KLASIK

a.       Teori Klasik memusatkan pandangan pada analisa dan deskripsi organisasi sedangkan Teori Modern menekankan pada perpaduan & perancangan sehingga terlihat lebih menyeluruh.

b.      Teori Klasik membicarakan konsep koordinasi, scalar, dan vertical sedangkan Teori Modern lebih dinamis, sangat komplek, multilevel, multidimensi dan banyak variable yang dipertimbangkan.

2.4. BENTUK STRUKTUR ORGANISASI

Bentuk dasar organisasi diklasifikasikan dalam 3 kategori, yaitu :

1.      Struktur Birokratis

Struktur birokratis ialah system manajemen yang didasarkan pada kerangka wewenang formal yang diiktisarkan dengan cermat dan dilaksanakan dengan tepat.

Menurut dimensi strukural umum, birokrasi dapat bercirikan sebagai berikut :

a.       Tingkat ketepatan spesialisasi pekerjaan yang tinggi.

b.      Pembentukan departemen berdasarkan fungsi.

c.       Pola delegasi yang formal dan tepat.

d.      Tingkat sentralisasi yang tinggi.

e.       Rentang manajemen yang sempit sebagai dampak organisasi yang luas.

f.       Posisi lini dan staf ditetapkan dengan jelas, dengan hubungan formal di antara keduanya.

Contoh : lembaga pemerintahan dan perguruan tinggi.

2.      Struktur Organis

Struktur organis ialah system manajemen yang terdapat pada kerjasama dan wewenang berdasarkan pengetahuan. Struktur ini tidak seformal birokrasi sehingga lebih fleksibel. Struktur organis cenderung berdimensi structural sebagai berikut :

a.       Tingkat spesialisasi kerja rendah.

b.      Pembentukan departemen berdasarkan produk, lokasi atau konsumen.

c.       Pola delegasi bersifat umum dan informal.

d.      Tingkat desentralisasi tinggi.

e.       Rentang manajemen luas.

f.       Posisi lini dan staf tidak ditetapkan dengan tegas, dengan hubungan yang kurang formal.

Struktur organis cenderung lebih efektif ketika lingkungan perusahaan kompleks dan dinamis. Struktur ini memungkinkan perusahaan untuk memantau lingkungan dan bereaksi dengan cepat untuk berubah. Struktur ini lebih memerlukan kerjasama di antara para karyawan daripada yang berlaku dalam birokrasi. Karywan harus bersedia dan dapat bekerja sama dalam suasana informal dimana garis wewenang dapat berubah mengikuti situasi.

3.      Struktur Matriks

Struktur matriks merupakan struktur organisasi terbaru dan paling kompleks. Struktur ini bercirikan system perintah berganda. Orang harus melapor kepada lebih dari seorang atasan pada waktu yang sama. Struktur matriks ialah struktur organisasi yang memadukan garis wewenang vertical dan horizontal. Struktur matriks terjadi ketika pembentukan departemen produk ditindihkan pada organisasi yang pembentukan departemennya dilakukan secara fungsional. Dalam organisasi matriks, wewenang didelegasikan baik ke bawah maupun mendatar.

Untuk mengetahui lebih jelas tentang struktur organisasi matriks, pertama dengan memperhatikan tatanan fungsional yang bersifat umum, dengan orang yang bekerja di departemen seperti pemasaran dan keuangan. Kemudian diasumsikan personel dari kedua departemen ini ditugasi dalam sebuah kelompok khusus yang bekerja dalam suatu tim dengan tugas mengerjakan sebuah proyek baru. Kelompok khusus ini merupakan departemen produk yang sesungguhnya. Manajer yang ditugasi dalam kelompok ini disebut manajer proyek. Setiap orang yang bekerja dalam kelompok ini, disamping melapor kepada manajer proyek, juga harus melapor kepada atasannya di departemen fungsional.

2.5 PERUSAHAAN

A. PENGERTIAN PERUSAHAAN

Perusahaan adalah tempat terjadinya kegiatan produksi dan berkumpulnya semua faktor produksi. Setiap perusahaan ada yang terdaftar di pemerintah dan ada pula yang tidak. Bagi perusahaan yang terdaftar di pemerintah, mereka mempunyai badan usaha untuk perusahaannya. Badan usaha ini adalah status dari perusahaan tersebut yang terdaftar di pemerintah secara resmi.

B. VISI MISI PERUSAHAAN

Visi merupakan keinginan akan keadaan di masa mendatang yang dicita-citakan oleh seluruh anggota organisasi mulai dari jenjang paling bawah hingga yang paling atas. Misi adalah serangkaian cara untuk melaksanakan atau mewujudkan visi. Bisa terdiri dari lebih dari satu uraian. Jika ditinjau dari segi istilah secara ilmiah, maka visi dan tujuan organisasi berbeda dari sudut pandang frame atau horison waktu. Visi mempunyai horison waktu jangka panjang, sedangkan tujuan merujuk pada suatu satuan waktu tertentu sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Selanjutnya yang pasti dilakukan adalah memberi nama, logo dan motto atau slogan organisasi. Nama bisa mencerminkan bidang organisasi yang digeluti, singkatan dari sebuah slogan atau motto tertentu, serta biasanya dihiasi dengan warna-warna unik yang mempunyai makna.

Value and belief perlu dirancang di awal untuk menentukan prinsip-prinsip dasar organisasi dan nilai dasar yang dianut. Sebagai contoh adalah prinsip dasar sebuah organisasi menggunakan landasan antikorupsi. Dalam prakteknya, perancangan value and belief sudah pasti dimiliki oleh semua organisasi. Hanya saja dengan nama yang diistilahkan berbeda. Misalnya sebuah organisasi perusahaan memberikan nama ’prinsip dasar perusahaan’

C.PROSES BISNIS

Menggambarkan sekumpulan proses yang disusun secara komprehensif untuk mendeskripsikan bagaimana proses perancangan dilakukan, sampai bagaimana organisasi melakukan aktivitasnya. Jika dimisalkan organisasi yang dirancang adalah sebuah perusahaan manufaktur, maka tahap ini sampai mendesain proses produksi di lantai produksinya.

Manganelli & Klin (1994) mendefinisikan proses bisnis adalah sebagai “interrelated series of activities that convert business input into business output”. Input dapat berupa material, peralatan, objek terukur lainnya, ataupun berbagai macam informasi yang kemudian diubah menjadi sejumlah output yang diperlukan oleh penerima. Penerima terbagi menjadi konsumen internal (internal consumer) dan konsumen luar (external consumer).

Konsumen internal dapat berupa departemen, kelompok, atau sejumlah peralatan dan mesin. Sedangkan, konsumen luar adalah orang atau organisasi yang membayar untuk mendapatkan produk atau pelayanan yang diperlukan. Selain itu, penerima juga dapat berupa lokasi tempat keluaran disimpan untuk kebutuhan yang akan datang. Proses-proses yang didefinisikan sebagai proses bisnis adalah semua proses yang berhubungan dengan lingkup tanggung jawab suatu unit organisasi dan juga yang bukan unit organisasi tetapi berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit organisasi tersebut.

Aktivitas terbagi menjadi tiga tipe (Manganelli & Klein, 1994), yaitu:

1)                       Value-adding activities merupakan aktivitas yang penting bagi konsumen.

2)                        Hand-off activities merupakan aktivitas yang dilakukan oleh lebih dari satu bagian dan memiliki aliran aktivitas yang terkait antar bagian, baik secara fungsi, departemen atau organisasi.

3)                        Control activities merupakan aktivitas yang dibuat untuk mengontrol hand-off activities.

Proses dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu: proses strategis dan proses yang memberikan nilai tambah. Proses strategis terintegrasi dengan bagaimana perusahaan mendefinisikan dirinya sendiri. Proses yang memberikan nilai tambah adalah proses yang penting bagi keinginan dan kebutuhan konsumen dan mereka mau untuk membayarnya.

Salah satu yang bisa dijadikan landasan ilmiah untuk menyusun proses bisnis perancangan organisasi adalah memakai acuan standar desain yang dikeluarkan oleh APQC (American Productivity and Quality Centre). Organisasi tersebuat mengemukakan cara yang dinamakan PCF (Process Classification Framework). Memuat dua tabel dasar, yakni tabel kategori proses bisnis dan pengelompokan aktivitas bisnis.

American Productivity and Quality Control Center (APQC) membuat pengklasifiksian proses bisnis menjadi:

              I.     Kategori, merupakan tingkat tertinggi dalam klasifikasi proses bisnis, diberikan nomor itm, seperti: 1.0 dan 3.0.

           II.     Kelompok proses, merupakan nomor item dalam klasifikasi proses yang dipertimbangkan dalam satu daerah proses, diberikan nomor item dengan satu desimal, seperti: 8.1 dan 9.1

        III.     Proses, merupakan item dalam klasifikasi proses yang dipertimbangkan sebagai suatu proses, diberikan nomor item dengan dua decimal, seperti: 8.1.1 dan 9.1.2

        IV.     Aktivitas, merupakan semua item yang dipertimbangkan sebagai aktivitas-aktivitas di dalam suatu proses, diberikan nomor item dengan tiga desimal atau lebih, seperti: 8.3.1.1 dan 9.1.1.1

2.5. ORGANISASI BELAJAR DALAM EKONOMI GLOBAL

A.    Ekonomi Global (Globalisasi)

        Ekonomi Global berbeda dengan Ekonomi Nasional karena yang terlibat di dalamnya adalah beraneka macam negara. Dewasa ini, dunia ekonomi sedang dalam proses menuju ekonomi global atau lebih terkenal dengan istilah globalisasi. Peningkatan integrasi antar negara dapat dilihat melalui adanya perkembangan dramatis dalam arus penyeberangan  barang, jasa dan juga modal dari suatu negara ke negara lain. Dengan demikian istilah globalisasi sesungguhnya secara sederhana dipahami sebagai suatu proses pengintergrasian ekonomi nasional bangsa-bangsa ke dalam suatu sistem ekonomi global.

        Proyek globalisasi terjadi ketika disetujuinya pemberlakuan secara global suatu mekanisme perdagangan melalui penciptaan kebijakan “free trade”, dalam bulan April tahun 1994. Perjanjian tersebut dikenal dengan nama GATT (General Agreement on Tariff and Trade). Kesepakatan itu dibangun di atas asumsi bahwa sistem perdagangan yang terbuka lebih menguntungkan bagi semua pihak dibanding dengan sistem yang protektif. Artinya melalui persaingan bebas maka organisasi-organisasi perdagangan akan senantiasa mengelola kegiatannya dengan prinsip efektif dan efisien.

B.     Lingkungan Bisnis dalam Ekonomi Global

a.            Menjamurnya sejumlah pesaing baru

    Dengan globalisasi yang melanda semua negara di dunia, perusahaan-perusahaan  memasuki lingkungan bisnis yang berbeda dengan yang sebelumnya. Pesaing bisnis datang tidak hanya dari lingkungan domestik, tetapi juga dari mancanegara yang membawa teknologi kerja dan proses kerja mutakhir. Bisnis eceran di Indonesia makin diramaikan oleh kehadiran pebisnis internasional seperti Sogo, Carefour; bisnis fast-food domestik mulai bersaing dengan Kentucy, McDonald; demikian pula pabrik sepatu lokal bersaing dengan Nike, Adidas. Dengan demikian arus globalisasi berdampak terhadap jumlah pesaing.

b.                  Tekanan-tekanan untuk meningkatkan kualitas dan produktivitas

    Pesaing tidak hanya bertambah jumlahnya, melainkan juga mutunya. Perusahaan yang baru muncul, tidak sekedar muncul melainkan muncul dengan produk yang bermutu lebih baik dan harga yang lebih bersaing. Strategi bisnis yang mereka lakukan seringkali mengejutkan pebisnis lama. Kreatif, inovatif, dan atraktif.

c.                          Kesempatan-kesempatan baru

    Adanya pasar bebas dan mobilitas modal, informasi, maka dimungkinkan munculnya gagasan-gagasan baru yang dapat terealisasikan. Hambatan-hambatan perdagangan yang berkurang meningkatkan kegairahan berusaha. Kalaupun gagasan tersebut sulit direalisasikan sendiri, maka kesempatan beraliansi dengan pihak lain terbuka. Demikian pula kesempatan memperoleh modal usaha.

d.                   Deregulasi

    Menjadi lebih baik, lebih cepat, lebih kompetitif,  merupakan hal yang semakin penting. Hal ini dimungkinkan karena regulasi-regulasi yang sebelumnya ada, dikurangi atau bahkan dihapuskan. Deregulasi dalam bidang perbankan, telekomunikasi, penerbangan, dan lain sebagainya. Contoh yang bisa diambil antara lain yang terjadi di Amerika Serikat dan di negara industri lainnya seperri Jepang, Eropah, dan Prancis. Mulai dari industri penerbangan sampai perbankan, agar berdaya saing secara nasional dan internasional, pemerintah di negara-negara tersebut mencabut proteksi dan aturan tarif.

e.                             Keragaman Tenaga Kerja

    Komposisi tenaga kerja bisa sangat beragam. Etnik, kebangsaan, kelamin, keakhlian, pendidikan, nilai kerja, agama, dan lain sebagainya. Pada tahun 2003 di mana AFTA akan mulai diaktifkan, sudah bisa diduga bahwa banyak tenaga akhli asing yang akan bekerja di Indonesia. Demikian pula akibat perkembangan teknologi kerja, makin bertambah pekerjaan yang diambil alih oleh wanita/pria, dan makin banyaknya pasangan suami istri yang bekerja

f.                      Sistem Sosial, Politik, Hukum Baru

    Sistem perdagangan bebas menuntut pula pemerintahan yang demokratis, pematuhan terhadap HAM, persamaan hak, aliansi perdagangan, tekanan serikat pekerja internasional. Pemerintahan harus dikelola dengan benar dan bersih (good governance dan clean government).

Tanda-tanda era globalisasi atau pasar bebas beserta teknologinya dapat dilihat dari adanya kecenderungan-kecenderungan yang terjadi, antara lain :

-          Investasi : tidak mengenal batas negara maupun hambatan geographis; lebih dipacu oleh mutu dan kesempatan yang ada/ditawarkan; sebagian besar oleh swasta

-          Badan Usaha : cepat dan penuh tanggap terhadap pasar maupun konsumen; bisnis lebih terfokus; berorientasi global; lebih berbasis pada pengetahuan; ramping dan nirbatas (borderless); multi sourcing dan aliansi; tergabung dalam jaringan informasi bisnis global.

-          Proses Teknologi : berbasis pada cabang/agen; tidak terpusat; mengorganisir sendiri; manufaktur di lokasi jual; makin menggunakan teknologi cerdas; adanya standar global (ISO); teknologi baru, aman dan bersih.

-          Produk : makin ringan namun kuat, bersih, lebih pintar, daur hidup pendek; dapat didaur ulang; komponen bekas dapat dipakai lagi; ramah lingkungan; dimensinya semakin kecil; hemat energi.

-          Pasar/Konsumen : makin berorientasi pada produk global; kompetitif dalam mutu; harga; purna jual; pelayanan[1]

g.                  Dampak globalisasi terhadap organisasi dan manajemen local

    Bisakah Indonesia tidak ikut dalam proses globalisasi ? Walaupun bisa menolak, namun tidaklah mudah, karena globalisasi merupakan sebuah kenyataan yang tidak bisa dihindarkan, apalagi negara kita sudah terbelit utang dan juga masih memerlukan pinjaman  dari negara-negara yang nota bene tergabung dalam WTO, di mana kita juga menjadi anggotanya.

    Bercermin pada negara lain, maka para “policymakers”, pendidik, bisnis, dan industri harus sangat peduli pada era yang penuh persaingan ini. Misalnya, Amerika Serikat dalam tujuan pendidikan nasionalnya secara eksplisit menyebutkan bahwa mereka harus mempersiapkan bangsanya untuk menjadi pekerja yang produktif dan senantiasa belajar guna menghadapi ekonomi global. Pendidikan difokuskan pada upaya membantu rakyat memahami hubungan pendidikan dengan dunia kerja dan memperoleh ketrampilan yang bisa dipakai di dunia kerja. Mereka diberi informasi tentang apa itu ekonomi global, dan ketrampilan apa yang dibutuhkan agar mereka bisa berpartisipasi di dalamnya.   

     Bagaimana daya tahan hidup bisnis lokal dalam ekonomi global, sangat tergantung pada kinerja organisasinya. Organisasi harus kompetitif atau mampu bersaing. Organisasi yang kompetitif dicirikan oleh produktivitas, fleksibilitas, kecepatan, kualitas yang memadai, dan berfokus pada pelanggan. Tuntutan agar perusahaan harus lebih kompetitif telah menggiring perusahaan untuk melakukan perubahan dalam cara pengorganisasian dan pengelolaan perusahaan. Beberapa cara yang telah dilakukan oleh perusahan-perusahan yang cukup ternama antara lain adalah :

1. Pengubahan struktur organisasi.

   Bentuk organisasi tradisional yang piramid tampaknya sudah bukan zamannya lagi. Dalam perusahaan AT&T, cara baru pengorganisasian ditekankan pada team yang bekerja antar fungsi melalui komunikasi antar departemen. Mereka mulai tidak menekankan pada rantai komando yang terlampau ketat dalam mengambil keputusan. Di GE, Jack Welch menerapkan “boundaryless organization”, di mana pegawai tidak mengidentifikasi dirinya dengan satu departemen yang terpisah, melainkan harus berinteraksi dengan siapa saja dalam menyelesaikan pekerjaannya.

2.                  Pemberdayaan Pegawai.

    Berbagai pakar beranggapan bahwa organisasi masa kini harus meletakan pelanggan di atas segalanya, dan menekankan bahwa setiap gerak yang dilakukan perusahaan harus mengarah pada pemuasan kebutuhan pelanggan. Oleh karena itu perusahaan harus memberdayakan pegawai, khususnya yang berada di garis depan.

3.      Organisasi yang datar makin menjadi norma umum.

    Sebagai pengganti organisasi piramid yang terdiri atas 7, 10, atau lebih lapisan manajerial, disusun organisasi yang cenderung datar dengan lapisan manajerial sekitar 3 atau empat lapis saja.

4.      Kerja semakin dirancang dalam bentuk “teams”,   ketimbang terspe-sialisasi dalam satu fungsi saja.

    Di pabrik seorang pekerja tidak hanya melakukan satu jenis pekerjaan secara berulang-ulang. Dia lebih merupakan bagian dari tim kerja yang multifungsi.

5. Landasan kekuatan perusahaan berubah.

    Dalam organisasi ekonomi global, posisi, jabatan, dan kewenangan, bukan lagi menjadi alat yang memadai bagi manajer untuk bisa menyelesaikan pekerjaan. Sebagai penggantinya adalah “gagasan-gagasan yang baik”

6. Manajer masa kini harus mampu membangun komitmen.

   Membangun organisasi yang lebih baik, lebih besar, lebih kompetitif, artinya mendatangkan pegawai-pegawai yang mempunyai komitmen dan mampu mengendalikan diri.

7. Orientasi pada “human-capital”

    Manusia sebagai unsur penentu keberhasilan organisasi senantiasa harus menjadi pokok perhatian utama. Mulai dari manajer tingkat teratas sampai dengan pegawai tingkat terbawah harus berkualitas, akhli. “Pecundang dalam globalisasi adalah mereka yang tidak meningkatkan keakhlian mereka. Mereka akan semakin hancur”. Demikian kata Hemmer[2].

2.6 KINERJA PERUSAHAAN

Menurut Hyndman dan Anderson (1997:139) kinerja dapat dipandang darimodel produksi, terdiri dari tiga tahap, input, output dan hasil, kemudian kinerja dapatdiartikan dalam efisiensi dan keefektifan. Mwita (2003:19) dan didukung olehBromwich (1990:15) yang mendukung pandangan yang lebih komprehensif, yaitukinerja mencakup beberapa variabel yang berkaitan dan tidak dapat dipisahkan: input,perilaku-perilaku (proses), output-output, dan outcome-outcome (nilai tambah ataudampak). Selanjutnya Ferry (2005: 43) menyatakan bahwa dalam suatu organisasiyang terdiri dari individu-individu yang memiliki karekteristik yang berbeda,berpengaruh terhadap output  dan outcome yang akan diraih yang dapat diarahkan dandimotivasi untuk mencapai tujuan. Selanjutnya Pause (2000:1, dalam Mulyadi(2006:14) menyatakan bahwa pengukuran kinerja (  performance ) merupakan salah satuupaya supaya dapat dilakukan sumberdaya secara efektif dan dapat memberikan arahpada pengambilan keputusan strategis yang menyangkut perkembangan suatuorganisasi pada masa yang akan datang. Kinerja merupakan status organisasi secarakeseluruhan dibanding organisasi lain yang sejenis, atau terhadap suatu standar yangdisepakati bersama.

2.7 JOB DESCRIPTION

Deskripsi pekerjaan adalah daftar dari pekerjaan umum, atau fungsi, dan tanggung jawab dari setiap posisi atau dengan kata lain yaitu panduan dari perusahaan kepada karyawannya dalam menjalankan tugas.. Pada nyatanya, kepada siapa setiap posisi melapor, spesifikasi seperti kualifikasi yang dibutuhkan  oleh seseorang yang akan mengisi posisi tersebut, rasio gaji per posisi, dan lainnya juga termasuk dalam deskripsi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan biasanya didapat dengan melakukan analisa pekerjaan, dimana termasuk memeriksa tugas dan kebutuhan pengulangannya untuk melakukan pekerjaan. Analis melihat lingkungan dari ilmu pengetahuan dan kemampuan yang dibutuhkan oleh pekerjaan tersebut. Perlu dicatat bahwa peran adalah sekumpulan tanggung jawab atau hasil - hasil yang diharapkan oleh pekerjaan. Suatu pekerjaan biasanya memiliki beberapa peran.

Semakin jelas job description yang diberikan, maka semakin mudah bagi karyawan untuk melaksanakan tugas sesuai dengan tujuan perusahaan. Job description juga dapat menjadi alat pengukur prestasi karyawan. Tugas, wewenang dan pola hubungan dapat menjadi parameter prestasi dari seorang karyawan. Dengan menetapkan parameter tersebut di awal masa kerja, maka semua pihak dapat menilai obyektivitas dari suatu keputusan manajemen tanpa takut ada faktor like and dislike.

Karyawan pun akan merasa nyaman memilki job description yang jelas. Ia akan mengetahui secara jelas area pekerjaan, tanggung jawab dan wewenangnya. Ia juga akan mengetahui dengan jelas garis koordinasinya, baik vertikal (atas dan bawah) mapun horizontal. Ia juga dapat mengetahui tugas-tugas tambahan yang diberikan kepadanya, sehingga dapat memperoleh bonus sesuai haknya.

Dengan job description yang jelas dan terukur, maka perusahaan dapat beroperasi secara teratur dan akan meningkatkan produktivitas setiap karyawannya. Dokumen Job description berlaku untuk semua karyawan, dari level tertinggi sampai level terendah.

Untuk mengetahui apa kumpulan tanggungjawab/aktifitas tersebut, maka perlu ada analisa yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis), sebagai suatu proses mengumpulkan, mengkategorikan dan mendokumentasikan seluruh informasi yang relevan tentang jabatan tersebut dalam periode tertentu. Hasilnya, sudah tentu dinamakan uraian pekerjaan/ uraian jabatan (job description).

Job description umumnya berisikan tentang :

1.                       Identifikasi jabatan

2.                       Ikhtisar jabatan

3.                       Hubungan antar jabatan

4.                       Rincian tugas dalam jabatan

5.                       Wewewnang dan tanggung jawab jabatan

6.                       Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan

7.                       Lingkungan kerja

Manfaat dari  job description :

·  Atasan– untuk mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan

·  Pimpinan Organisasi– untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.

·  Pemegang jabatan– sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi

2.8 . Elemen Dasar Organisasi

Sebagai pendekatan dalam menglasifikasi organisasi, Henry Mintzberg dalam bukunya Structure in fives (1983) menyatakan bahwa setiap organisasi mempunyai elemen dasar sebagai berikut:

1.      Operating Core: para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi dari produk dan jasa.

2.      Strategic Apex: manajer tingkat puncak, yang diberi tanggung jawab keseluruhan untuk organisasi tersebut.

3.      Middle Line: para manajer yang menjadi penghubung operating core dengan strategic apex.

4.      Technostructure: para analis yang mempunyai tanggung jawab untuk melaksanakan bentuk setandardisasi tertentu dalam organisasi.

5.      Supporting Staff: orang-orang yang mengisi staf, yang memberikan jasa pendukung tidak langsung pada organisasi.

Salah satu dari kelima bagian tersebut dapat mendominasi sebuah organisasi, ada konfigurasi tertentu yang digunakan. Menurut Mintzberg, terdapat 5 buah desain konfigurasi struktur organisasi sebagai berikut

1)                       Stuktur sederhana

Struktur sederhana mempunyai kompleksitas yang rendah, sedikit formalisasi, dan mempunyai wewenang yang disentralisasi pada seseorang. Struktur sederhana digambarkan sebagai sebuah organisasi yang datar, dengan operating core yang organic dan hampir semua orang melapor kepada seseorang strategic apex di mana pembuatan keputusan disentralisasi

2)                       Birokrasi Mesin

Birokrasi mesin mempunyai tugas operasi yang sangat tinggi, peraturan yang sangat diformalisasi, tugas yang dikelompokkan ke dalam departemen-departemen fungsional, wewenang yang disentralisasi, pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando dan struktur administrasi yang rumit dengan perbedaan tajam antara aktivitas lini dan staff.

Bagian yang paling penting dari struktur birokrasi mesin adalah technostructure, karena di sinilah ditempatkan para staff ahli analisis melakukan standardisasi-para insinyur time & motion, pembuat uraian pekerjaan, perencana, pembuat anggaran, akuntan, auditor, ahli analis sistem & prosedur.

3)                       Birokrasi Profesional

Struktur birokrasi professional diciptakan untuk memberi kesempatan kepada organisasi untuk memperkerjakan spesialis yang sangat terlatih bagi operating core-nya, sambil tetap memperoleh efesiensi dan standardisasi. Birokrasi ini menggabungkan standardisasi dengan desentralisasi.

Kekuatan desain ini terletak pada operating core karena mempunyai kemampuan kritis yang dibutuhkan organisasi dan mempunyai otonomi yang diberikan melalui desentralisasi-untuk menerapkan keahlian mereka

4)                       Struktur Divisional

Struktur divisional ditandai dengan adanya sejumlah unit yang otonom, masing-masing secara khas adalah birokrasi mesin, yang dikoordinasi secara terpusat oleh sebuah kantor pusat. Karena divisi-divisi tersebut berdiri sendiri, ia memberi kontrol pada midlle management (para manajer divisi).

5)                       Adhocracy

Adhocracy merupakan desain yang berbeda sekali dari yang lain, karena adhocrary tersebut mempunyai sedikit standardisasi atau formalisasi, technostructure-nya hampir tidak ada. Karena midlle management, support staff, serta operating core secara khas semuanya adalah professional, perbedaan tradisional antara supervisor dan pegawai serta garis dan staf menjadi tidak jelas.

Hasilnya adalah sebuah kumpulan dari talenta keahlian yang dapat digunakan untuk melakukan inovasi, memecahkan masalah yang unik, dan melaksanakan aktivitas yang fleksibel. Kekuasaan mengalir pada semua orang yang mempunyai keahlian di adhocracy, tanpa memperhatikan kedudukannya.

2.9 Task Interdependence Dalam Organisasi

Struktur dan aliran kegiatan dalam organisasi akan dipengaruhi oleh saling ketergantungan antara tugas (Thompson, 1965). Saling ketergantungan ini dapat diartikan sebagai derajat ketergantungan seorang kaaryawan atau bagian organisasi terhadap karyawan atau bagian lainnya dalam menyelesaikan tugasnya. Saling ketergantungan yang rendah berarti bahwa suatu bagian dapat menyelesaikan tugasnya tanpa tergantung pada bagian lain, dan hanya memerlukan interaksi, konsultasi ataupun material dalam jumlah yang sangat kecil dari bagian lainnya. Menurut Thomson, terdapat 3 jenis saling ketergantungan, yaitu:

a)                       Saling Ketergantungan Mengumpul (pooted)

Merupakan bentuk yang paling sederhana, pekerjaan tidaklah mengalir dari suatu bagian ke bagian yang lain, tetapi setiap bagian merupakan anggota organisasi dan walaupun bekerja secara independen, sama-sama mempunyai kontribusi terhadap tugas bersama. Saling ketergantungan mengumpul ini mengharuskan adanya suatu standardisasi yang digunakan semua bagian agar hasil dari setiap bagian akhirnya bisa disatukan. Prosedur dan laporan keuangan yang digunakan juga harus sama agar performansi masing-masing bagian dapat dibandingkan satu sama lain. Jika hal ini telah tercapai, maka tidak diperlukan koordinasi antar bagian yang terlalu ketat.

b)                       Saling Ketergantungan Berurutan (Sequential)

Merupakan saling ketergantungan yang berurutan secara seri, dimana output dari suatu bagian akan menjadi input untuk bagian berikutnya. Karena urutan ini, bagian pertama harus memberikan hasil yang benar agar bisa digunakan pada bagian berikutnya. Hal ini menyebabkan saling ketergantungan jenis berurutan dianggap lebih tinggi derajatnya dari jenis mengumpul, karena suatu bagian tergantung pada bagian lainnya untuk dapat bekerja dengan baik.

c)                       Saling Ketergantungan Bolak-Balik (Reciprocal)

Merupakan saling ketergantungan dengan derajat tertinggi. Output dari suatu bagian bisa menjadi input untuk bagian berikutnya. Output dari bagian terakhir ini dapat kembali menjadi input untuk bagian yang pertama. Struktur organisasi harus memberikan kesempatan untuk melakukan penyesuaian antara bagian dan juga komunikasi secara kontinyu. Walaupun dibutuhkan rencana yang mencakup keseluruhan bagian, tetapi rencana tersebut tidaklah dapat mengantisipasi dan memecahkan semua pemasalahan secara tuntas. Yang lebih dibutuhkan adalah interaksi dan komunikasi yang kontinyu dan penyesuaian bersama antar bagian. Karena itu, para pimpinan akan sangat terlibat dengan pekerjaan koordinasi serta pengambilan keputusan.

DAFTAR PUSTAKA

1.      Cushway, Barry. Dan Derek Lodge. 1993. Perilaku dan Desain Organisasi: Struktur, Pekerjaan, Peran, Komunikasi dan Motivasi. Jakarta: Elex Media Komputindo

2.      Gibson, J.L. Ivancevich dan JH. Donnely. 1985. Organisasi dan Manajemen: PErilaku, Struktur, Proses. Editor: Agus Dharma. Jakrta: Erlangga.

3.      Abidin, Said Zainal. 2004. Organisasi Perusahaan. Jakarta: Penerbit Pancur Siwah

4. Turner,W.C., Mize,J.H., Case,K.E., Nazemeth,J.W., Pengantar Teknik & Sistem Industri (edisi Bahasa Indonesia) Jilid 1, 3^rd ed., Guna Widya, 2000.
5. Douglas C. Montgomery . 1991. Introduction Statistical Control. John Wiley & Sons.
6. Robbins, Stephen P.2002.Prinsip-prinsip Perilaku Organisasi, Edisi Kelima. Erlangga, Jakarta.

---